Définition
L’onboarding, ou intégration, regroupe les actions par lesquelles une organisation accueille un nouveau salarié et lui donne les connaissances, les compétences et les repères nécessaires pour tenir son poste et trouver sa place dans le collectif. La recherche parle de socialisation organisationnelle. Le processus commence avant le premier jour, avec le préboarding, et se prolonge bien au-delà de la journée d’accueil, jusqu’à ce que le nouvel arrivant soit autonome.
Les étapes de l’onboarding
- Avant l’arrivée : déclaration préalable à l’embauche (DPAE), transmise à l’Urssaf, ou à la MSA, au plus tôt huit jours avant l’embauche ; matériel, accès et programme de la première semaine préparés.
- Le premier jour : accueil par le manager, présentation de l’équipe, des outils et des règles de fonctionnement. L’employeur doit aussi organiser, au bénéfice des travailleurs qu’il embauche, une formation pratique et appropriée à la sécurité (article L4141-2 du Code du travail).
- Les premières semaines : premières missions à la portée du nouvel arrivant, référent désigné, points réguliers avec le manager. La visite d’information et de prévention doit, en règle générale, avoir lieu dans les trois mois qui suivent la prise effective du poste (article R4624-10).
- Le bilan : avant la fin de la période d’essai, un échange franc sur ce qui fonctionne et ce qui manque, enrichi d’un rapport d’étonnement si l’équipe le pratique.
Les spécificités de l’onboarding à distance
À distance, le nouvel arrivant ne peut plus apprendre en observant ses collègues ni poser une question en passant. Tout ce qui se transmettait sans effort doit être organisé :
- le matériel livré et les accès ouverts avant le premier jour, testés lors d’un appel ;
- un planning de rencontres individuelles en visio avec les interlocuteurs clés ;
- une documentation interne à jour, qui répond aux questions qu’il n’ose pas poser ;
- un référent joignable sur des plages connues ;
- si possible, une ou plusieurs journées sur site dans les premières semaines.
La culture d’entreprise, faite de règles souvent non écrites, demande un effort particulier d’explicitation. Le parcours complet est détaillé dans le chapitre du guide consacré à l’onboarding à distance. Le départ, lui, se prépare avec la même rigueur : c’est l’offboarding.