Définition
Le préboarding désigne l’ensemble des actions menées entre l’acceptation d’une offre, ou la signature du contrat, et le premier jour de travail. Première étape de l’onboarding, il poursuit trois buts : régler les formalités, préparer l’environnement de travail et entretenir le lien avec une personne qui n’est pas encore là.
Que faire entre la signature et le premier jour
- Les formalités : la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est transmise à l’Urssaf, ou à la MSA pour le régime agricole, avant la prise de poste et au plus tôt huit jours avant l’embauche. Les pièces administratives sont demandées une seule fois, par un canal sécurisé.
- Le poste de travail : ordinateur, téléphone, comptes et droits d’accès sont commandés assez tôt pour être prêts le jour venu. En télétravail, l’équipement arrive au domicile avant la date d’entrée.
- Le lien : un message du manager après la signature, puis un contact quelques jours avant l’arrivée, avec le programme de la première semaine (horaires, interlocuteurs, premier rendez-vous en visio ou adresse du site).
- L’équipe : prévenir les collègues, désigner un référent, réserver dans les agendas les rencontres prévues.
Les erreurs à éviter
- Le silence : des semaines sans nouvelles laissent le futur collaborateur douter de son choix.
- Le travail avant l’heure : le préboarding informe et prépare, il ne confie aucune tâche, car la personne n’est pas encore en poste, parfois même encore liée à son employeur actuel. Lectures et formations trouveront leur place dans les premiers jours.
- L’avalanche de documents : une douzaine de liens et de procédures envoyés d’un coup ont peu de chances d’être lus.
- Le matériel en retard : à distance, un premier jour sans ordinateur ni accès ruine la première impression.
- Les promesses non tenues : un programme annoncé puis abandonné, ou un référent jamais présenté, entament la confiance avant même la prise de poste.
Le chapitre du guide sur l’onboarding à distance détaille chaque étape, du préboarding au bilan de la période d’essai. La même rigueur s’applique au moment du départ, avec l’offboarding.