Définition
L’offboarding désigne l’ensemble des actions qui accompagnent le départ d’un collaborateur, quel qu’en soit le motif : démission, fin de contrat à durée déterminée, rupture conventionnelle, licenciement ou retraite. Pendant de l’onboarding, il poursuit trois buts : respecter les obligations de fin de contrat, préserver les connaissances et sécuriser les accès.
Les étapes d’un départ bien organisé
- Annoncer et planifier : informer l’équipe, répartir les dossiers, fixer le calendrier de passation sur la durée du préavis.
- Transmettre les connaissances, selon la méthode décrite plus bas.
- Restituer et fermer : récupérer le matériel, y compris celui confié pour le télétravail, et supprimer les droits d’accès dès le départ effectif. La CNIL cite parmi les erreurs à éviter l’oubli de supprimer les comptes des personnes qui ont quitté l’organisation.
- Remettre les documents : certificat de travail, solde de tout compte et attestation destinée à France Travail sont dus à l’expiration ou à la rupture du contrat.
- Écouter : l’entretien de sortie, facultatif, recueille un dernier feedback sur l’organisation et le management.
Le transfert de connaissances
C’est l’étape la plus souvent bâclée, parce qu’elle se joue dans les dernières semaines, quand l’attention est déjà ailleurs. Trois réflexes :
- lister avec le partant ses dossiers en cours, ses interlocuteurs et les tâches qu’il est seul à savoir faire ;
- faire écrire ce qui ne l’est pas encore : procédures, décisions passées et leurs raisons, contacts utiles, dans la base commune plutôt que dans un document isolé ;
- organiser des séances en binôme avec les repreneurs, en visio si l’équipe est à distance, enregistrées avec l’accord des participants.
Une équipe qui tient sa documentation interne à jour au fil de l’eau rend chaque départ moins risqué. Le chapitre du guide sur l’onboarding à distance traite aussi la préparation des départs.