Définition
La digital workplace, ou environnement de travail numérique, désigne l’ensemble des outils, services et accès numériques par lesquels les salariés travaillent, communiquent et collaborent, quel que soit le lieu. Ce n’est pas un logiciel mais un système : sa qualité tient autant à la cohérence entre les briques et aux règles d’usage qu’aux fonctionnalités de chaque outil. Elle ne concerne pas que les télétravailleurs : le même environnement sert au bureau, en déplacement et à domicile, ce qui en fait l’infrastructure de base du travail hybride.
Les briques d’une digital workplace
- Communication : messagerie électronique, messagerie d’équipe, visioconférence, téléphonie.
- Collaboration : stockage et coédition de documents, gestion des tâches et des projets, tableaux blancs.
- Information : intranet, base de connaissances, annuaire.
- Applications métier et RH : gestion, congés, notes de frais, formation.
- Socle technique et sécurité : identité unique, authentification renforcée, accès à distance sécurisé, gestion des équipements.
Sur ce dernier point, la CNIL recommande notamment, dans ses conseils de mai 2020, un VPN pour éviter d’exposer directement les services sur Internet, l’authentification à double facteur sur les services accessibles à distance et une liste d’outils de collaboration qui garantissent la confidentialité des échanges. L’ANI du 26 novembre 2020 cite des pratiques voisines : liste d’outils de collaboration sécurisés, protocoles garantissant la confidentialité.
Ce que le manager doit en attendre
- Un outil par usage, connu de tous : le choix se raisonne par catégorie, comme dans le chapitre Outils collaboratifs.
- Une information retrouvable : une documentation interne structurée vaut mieux que dix canaux de discussion.
- Des accès simples et sûrs : si l’outil officiel est trop lourd, l’équipe en adopte un autre sans le dire, c’est le shadow IT.
- Un accompagnement : dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est informé et consulté sur l’introduction de nouvelles technologies (article L2312-8 du Code du travail).
- De la sobriété : moins de notifications et des règles d’usage communes, pour éviter l’infobésité.