Définition
Le shadow IT, ou informatique fantôme, désigne les logiciels, services en ligne et matériels utilisés dans une organisation sans l’approbation de son service informatique. Exemples typiques : des fichiers de travail déposés sur un compte de stockage personnel, un outil de visio non validé alors qu’un autre est fourni, un groupe de discussion ouvert sur une messagerie grand public, un ordinateur personnel utilisé pour le travail. Il ne s’agit pas de logiciels malveillants introduits par un attaquant, mais d’outils choisis par des salariés de bonne foi. Sa déclinaison pour l’intelligence artificielle porte un nom : le shadow AI.
Pourquoi les équipes s’équipent seules
Les causes se ressemblent d’une entreprise à l’autre. Un service gratuit ou peu coûteux s’ouvre en quelques minutes, alors qu’une demande à la direction des systèmes d’information (DSI) peut prendre des semaines. L’outil officiel répond mal au besoin réel. Personne n’a expliqué ce qui est autorisé. Le travail à distance amplifie le phénomène : chacun s’organise depuis son poste, loin des usages communs du bureau.
Encadrer sans bloquer
Les risques sont réels. Le service informatique ne peut ni surveiller, ni mettre à jour, ni sauvegarder un outil dont il ignore l’existence. Des données personnelles peuvent être confiées à un prestataire que personne n’a évalué, hors du cadre prévu par le RGPD. L’information se disperse en copies divergentes. L’interdiction pure déplace pourtant le problème sans le résoudre. Une réponse plus efficace tient en quatre gestes :
- demander à l’équipe, sans esprit de sanction, quels outils elle utilise et pourquoi ;
- faire évaluer par la DSI ceux qui répondent à un vrai besoin, puis les intégrer ou proposer un équivalent ;
- publier une liste courte d’outils validés par usage, dans une charte de communication d’équipe ;
- raccourcir le circuit de validation des nouvelles demandes.
La méthode pour bâtir une boîte à outils cohérente est détaillée dans le chapitre sur les outils collaboratifs ; la notion de digital workplace en donne le cadre d’ensemble.