Définition
Le flex office est une organisation des locaux dans laquelle les salariés n’ont plus de poste de travail attribué. Les postes sont partagés et occupés selon les besoins du jour, souvent sur réservation. L’entreprise prévoit en général moins de postes que de salariés, en tenant compte des absences, des déplacements et du télétravail. Les affaires personnelles rejoignent un casier et le bureau se libère en fin de journée. Le dispositif s’accompagne souvent d’espaces variés : bulles pour s’isoler, salles équipées pour la visio, zones de travail collectif.
Flex office et travail hybride
Les deux vont de pair. Quand une partie de l’équipe travaille chez elle chaque jour, des bureaux restent vides : le flex office permet de réduire les surfaces et de réaffecter l’espace à ce que l’on vient chercher sur site, la rencontre et le travail à plusieurs. Il ne fonctionne bien que si le travail hybride est organisé : sans jours de présence coordonnés, l’équipe se croise rarement et les pics de fréquentation saturent les espaces. Le chapitre sur les modèles d’organisation aide à caler les deux.
Les points de vigilance pour les équipes
- Le dialogue social : dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est informé et consulté sur tout aménagement important modifiant les conditions de travail (article L2312-8 du Code du travail). Un passage au flex office peut en relever : mieux vaut l’anticiper.
- La santé et l’ergonomie : un poste partagé doit se régler facilement (siège, écran) et rester propre. L’évaluation des risques, qui couvre le réaménagement des lieux et l’organisation du travail (article L4121-3 du Code du travail), doit intégrer le nouveau fonctionnement.
- Le collectif : des zones réservées par équipe et des jours communs évitent l’éparpillement. La cohésion de l’équipe se joue aussi là.
- Les besoins particuliers : salariés en situation de handicap, métiers confidentiels ou qui manipulent des dossiers papier.
- Le bruit : sans espaces calmes, le bureau devient le lieu où l’on se concentre le moins.