Définition
La communication synchrone regroupe les échanges en temps réel, dans lesquels les participants sont disponibles au même moment : réunion sur site ou en visio, appel téléphonique, discussion instantanée suivie en direct. Elle s’oppose à la communication asynchrone, où chacun répond quand il le peut. Son atout tient à la boucle de retour immédiate : on reformule, on perçoit les réactions, on ajuste.
La théorie de la richesse des médias, formulée par Richard Daft et Robert Lengel dans les années 1980, l’explique : plus un canal transmet d’indices (voix, visage, gestes) et permet de retours rapides, mieux il convient aux situations ambiguës.
Les situations qui exigent un échange en direct
- Les sujets ambigus : un problème mal posé, une décision dont les options ne sont pas encore claires.
- Les conversations sensibles : feedback difficile, désaccord, annonce qui touche les personnes. L’ANI de 2020 demande de tenir compte de l’absence de communication non verbale dans les échanges à distance.
- Les urgences : incident, client mécontent, décision à prendre dans l’heure.
- La création du lien : accueil d’un nouvel arrivant, rituels et moments d’équipe.
- Les blocages : un fil écrit qui tourne en rond depuis deux jours.
Limiter le synchrone sans le supprimer
Une réunion mobilise plusieurs agendas à la fois : une heure à cinq personnes, ce sont cinq heures de travail. Le guide de communication interne de 37signals en fait une règle : la réunion est le dernier recours, pas la première option. Trois réflexes en réduisent la place :
- préparer par écrit (ordre du jour, document lu avant) pour consacrer le direct à la discussion et à la décision ;
- raccourcir et espacer : formats de 25 ou 50 minutes, plages sans réunion ;
- conserver des temps collectifs réguliers, que l’ANI juge « indispensables » contre l’isolement.
Pour l’animation, voir le chapitre Réunions en visio ; pour l’arbitrage d’ensemble, Communication d’équipe à distance.